У сучасному управлінні ветеринарною клінікою окреме ведення електронної реєстратури, робочого табелю та бухгалтерії стало нераціональним. Значний потік пацієнтів, потреба у вдосконаленні маркетингових стратегій, збільшення вимог до якості сервісу, який є основним для конкурентних переваг, потребують особливого підходу. Це складний процес, тому є сенс скористатись вже готовими рішеннями, завдяки яким оптимізація роботи ветеринарної клініки проходить швидко та без значних витрат. Для цього достатньо вживити у бізнес спеціальний сервіс, або CRM, які зможуть об’єднати усі виробничі, адміністративні, фінансові напрямки компанії в одну програму, через яку буде просто проводити контроль усіх процесів та планування з урахуванням кожного аспекту.
Що лежить в основі автоматизації бізнес-процесів ветклініки?
Інтеграція програмного забезпечення не ґрунтується тільки на автоматичному вдосконаленні робочих процесів. Це складна поліфункціональна програма, яка переводить рутинні завдання в автоматичний режим, виконуючи розрахунки за встановленим циклом, дублюючи дані для комплексних обчислень у різних таблицях та усуваючи ризики людських помилок.
Проте автоматизація ветеринарного бізнесу — це насамперед про безпеку. Процес починається з ідентифікації користувачів. Кожен співробітник отримує власний обліковий запис, через який система фіксує вхід до програми та обмежує доступ до функцій відповідно до його посадових обов’язків.
Наприклад, робота з системою «ENOTE» починається з розробки облікових записів для всього персоналу клініки. І це важливо з декількох причин:
- проводиться глибока аналітика діяльності співробітників за допомогою обмеження прав і зазначених привілеїв;
- автоматизоване ведення табеля з розрахунком робочих годин, змін, відсотків продажів та інших показників;
- захист даних компанії від несанкціонованих змін чи втрат.
Напрямки охоплення сервісом
Оптимізацію та автоматизацію бізнес-процесів у ветклініці краще проводити через застосунок на віддаленому сервері. Завдяки використанню саме хмарної програми для зберігання та контролю робочих процесів ветклініки, можна інтегрувати всі аспекти діяльності в єдину систему та отримувати до них доступ з різних пристроїв та місць при підключенні до інтернету.
Реєстратура стає зручнішою завдяки фіксації клієнтів і швидкому доступу до їхніх даних. Завдяки модулю попереднього запису клієнти можуть планувати візити онлайн, а клініка — контролювати графік прийомів.
Оптимізовані схеми лікування та моніторинг дають змогу створювати чіткі плани терапії, слідкувати за їх виконанням і вносити зміни за потреби. Напрямок лабораторії та діагностики у програмі дозволяє вести облік результатів досліджень, фіксувати дані пацієнтів і надавати лікарям віртуальний доступ до потрібної інформації. Стаціонар забезпечує ведення обліку пацієнтів, які перебувають на лікуванні, з можливістю контролювати їхній поточний стан.
Автоматизоване адміністрування проводить швидкий моніторинг усіх робочих процесів, забезпечуючи чіткий контроль за діяльністю клініки. Звіти для керівника забезпечують оперативний доступ до аналітики про діяльність клініки, від ефективності персоналу до фінансових показників. Задачі і нагадування — це спосіб спростити організацію роботи, дозволяючи лікарям і адміністраторам ефективно планувати завдання та своєчасно їх виконувати.
Бухгалтерія автоматизує облік доходів, витрат, податків і звітності, що дозволяє уникнути помилок і заощадити час. У розділі взаєморозрахунків програма допомагає впорядкувати оплату послуг, контролювати залишки та забезпечувати точність фінансових операцій. Розділ майно включає управління інвентарем, обладнанням і ресурсами клініки, що важливо для ефективного використання активів. Торгове обладнання в магазині та аптеці інтегрується в систему для роботи з касами, сканерами штрих-кодів і принтерами чеків, що значно прискорює обслуговування. А опція автоматизації складу дозволяє контролювати залишки медикаментів та товарів, своєчасно поповнюючи запаси.
Система контрольованих знижок дозволяє створювати та застосовувати індивідуальні пропозиції для клієнтів, збільшуючи їх лояльність. Каса інтегрує всі операції з грошовими коштами, полегшуючи управління платежами та розрахунками. А розділ ціни дозволяє гнучко формувати прайси, враховуючи акції чи спеціальні пропозиції.
Опції маркетингу доволі розширені, що оптимізує рекламу послуг, дозволяючи відстежувати ефективність кампаній і впроваджувати нові стратегії. Робота колл-центрів та автоматична розсилка SMS допомагає в побудові стратегії нагадувань клієнтам про візити чи акції, підвищуючи якість сервісу і скорочуючи пропуски прийомів.
В роботі з персоналом автоматизується облік робочого часу, побудова графіків та визначення ефективності кожного співробітника. Робота лікарів та картотека організовується так, щоб уся історія пацієнтів була доступна по першому запиту. Продажі інтегруються в програму для обліку всіх товарів і послуг, забезпечуючи точність операцій та підрахунків.
