Українців закликають не зволікати з оцифровуванням своїх трудових книжок
Як передати дані про набутий страховий стаж, які документи потрібні, аби не загубити окремі періоди, що робити з паперовими носіями – Укрінформ розʼяснює, про що потрібно подбати українцям у звʼязку із завершенням у червні цього року перехідного періоду для масового оцифрування відомостей трудових книжок.
ПЕРЕХІД НА ЦИФРОВІ ТРУДОВІ КНИЖКИ (НЕ) ЗАВЕРШЕНО?
В Україні триває активний процес цифровізації кадрового обліку, метою якого є вдосконалення обліку трудової діяльності громадян, зменшення паперового документообігу та пов’язаних із цим ризиків втрати важливої інформації через втрату чи пошкодження документів (зокрема, трудових книжок).
Очікується, що осучаснена система обліку також дасть змогу працівникам будь-коли перевіряти й контролювати свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично оформити вихід на пенсію без особистого візиту до Пенсійного фонду.
Нагадаємо, що рішення про перехід на електронний облік ухвалили ще до великої війни – у 2021 році відповідним Законом України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”. З того моменту було запроваджено електронні трудові книжки працівників – фактично цифрові аналоги паперових, які містять цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни в трудовій діяльності. Для оцифровування наявних у людей “древніх” паперових носіїв держава передбачила 5 років перехідного періоду.
На сьогодні, за даними Пенсійного фонду, роботодавці та громадяни подали вже понад 11,3 млн скан-копій паперових трудових книжок. Наразі це становить більшу частину паперових носіїв інформації. Водночас на тлі повномасштабного вторгнення цей процес ускладнився через втрату доступу до частини документів підприємств, що опинилися на тимчасово окупованих територіях або в зонах активних бойових дій.
Також є випадки, коли неоцифрованими залишаються документи діючих військових, які не мали змоги виконати вимоги законодавства. Крім того, через відсутність відповідальності за неподання документів окремі несумлінні роботодавці досі не передали до Пенсійного фонду копії трудових книжок працівників.
Відтак, виникла необхідність продовжити строк внесення відомостей до електронного реєстру. Ще наприкінці 2025 року в парламенті зареєстрували законопроєкт, який пропонує продовжити строк оцифровування паперових книжок на період дії воєнного стану та ще на три роки після його припинення чи скасування. Але документ і досі на розгляді народних депутатів.
КУДИ ПОДІВСЯ СТРАХОВИЙ СТАЖ ПІСЛЯ 2004 РОКУ?
Тим часом відповідальності чи штрафів за неподання сканкопій паперової трудової книжки в установлений термін на сьогодні немає – ані щодо роботодавця, ані щодо працівника.
Після закінчення перехідного періоду роботодавці не втратили право подавати до Пенсійного фонду скановані документи та вносити виправлення до тих із них, які перебувають на опрацюванні.
Також якщо паперова трудова книжка досі не оцифрована, це не означає, що набутий страховий стаж, інформація про який міститься лише на паперовому носії, буде втрачено. Система прийому документів продовжує працювати, а Пенсійний фонд і надалі прийматиме скановані документи громадян для формування електронних трудових книжок.
Насамперед не варто хвилюватися за дані про страховий трудовий стаж, набутий після 1 січня 2004 року. Ця інформація зазвичай уже міститься в електронних реєстрах Пенсійного фонду. Саме з 2004 року держава веде електронний облік сплачених роботодавцем страхових внесків за кожного працівника – інформація щомісяця надходить від роботодавців.
Дещо інша ситуація зі стажем, набутим до 1 січня 2004-го. На той час в Україні не було єдиної електронної бази страхових внесків. Тому стаж, зароблений у радянські часи та перші роки незалежності, підтверджується виключно записами в паперовій трудовій. В іншому випадку доведеться власноруч збирати та доносити усі папери до Пенсійного фонду. Їхня перевірка теж займе певний час, тому українців закликають не зволікати з оцифровуванням.
НАПОВНЮЄМО “ПЕНСІЙНИЙ” ЕЛЕКТРОННИЙ КАБІНЕТ САМОСТІЙНО
Для самостійного онлайн-подання документів діє наступний алгоритм дій:
Крок 1. Перейдіть на вебпортал Пенсійного фонду України, авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або «Дія.Підпису» (детальну інструкцію про Дія Підпис дивись тут) та натисніть кнопку “Увійти”.
Крок 2. У лівому боковому меню в розділі “Комунікації з ПФУ” знайдіть та оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.
Крок 3. Заповніть загальну інформацію про себе (якщо ці поля не підтягнулися з системи автоматично) та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних, поставивши галочку у відповідному віконці.
Крок 4. Прикріпіть підготовлені скановані копії трудової книжки та інших супутніх документів у чіткому хронологічному порядку. Після перевірки натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.
Надіслати потрібні копії документів онлайн можна навіть перебуваючи за кордоном. Як наголошують у ПФУ, стабільний доступ до сервісів вебпорталу забезпечено з територій усіх дружніх до нашої країни держав.
ВЧИМОСЯ СКАНУВАТИ ДОКУМЕНТИ ДЛЯ МАЙБУТНЬОЇ ПЕНСІЇ
Для оцифровування необхідно відсканувати абсолютно всі сторінки трудової книжки, на яких було внесено записи разом із тими, які містять інформацію про нагороди та заохочення, вкладиші тощо. Скан-копії повинні відповідати наступним технічним вимогам:
зніматися виключно з оригіналів документів у кольоровому форматі;
мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, а також усіх його реквізитів (назва, серія та номер документа, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника);
зберігатися у форматах JPG або PDF;
розмір кожного окремого файлу не має перевищувати 1 МБ;
для забезпечення високої деталізації якість сканування має бути не менше 300 dpi.
Водночас до електронної трудової книжки потрібно завантажити всі документи, що підтверджують страховий стаж до 1 січня 2004 року. Насамперед це документи про здобуття освіти за денною формою та додатки до них (періоди навчання в училищах, технікумах, вищих навчальних закладах, аспірантурі тощо зараховуються до стажу на підставі записів у трудовій, якщо там зазначено реквізити наказів або диплома (номер та дата видачі). Якщо таких записів немає, навчання підтверджується безпосередньо дипломами, посвідченнями, свідоцтвами чи архівними довідками.
Також слід відсканувати військовий квиток – усі сторінки з відмітками про призов, проходження служби та звільнення.
Жінки, які перебували у відпустці по догляду за дитиною під час офіційного працевлаштування, подають ще копії свідоцтва про народження дитини. Додатково необхідні документи, що підтверджують зміну прізвища, якщо записи у трудовій книжці та інших документах оформлені на різні прізвища.
А ЯКЩО ТРУДОВУ КНИЖКУ ВТРАЧЕНО – УСЕ ПРОПАЛО?
Ні, але доведеться побігати. Законом України передбачено, що періоди діяльності до 2004 року зараховуються до стажу на умовах раніше чинного законодавства, яке вимагало підтверджувати факт офіційної роботи первинними паперовими документами. Отримати довідки, що ви дійсно працювали у певні періоди до 2004-го, можна безпосередньо на підприємстві, де здійснювалася трудова діяльність, на підприємстві-правонаступнику або у державних архівних установах, якщо організації припинили своє існування. Архівні довідки про заробітну плату, витяги з наказів про зарахування на роботу та звільнення, табелі обліку робочого часу мають офіційну юридичну силу, і на їхній підставі ПФУ зобов’язаний врахувати періоди стажу.
Крім того, до уваги беруться посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання. Згодяться для підтвердження факту роботи навіть членські квитки профспілок (за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків). Ну і решта документів, які згадані у попередньому розділі.
“ЗЕЛЕНИЙ” ПРАПОРЕЦЬ ВІД ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ – ОЗНАКА АВТОМАТИЧНОГО НАРАХУВАННЯ ПЕНСІЇ В МАЙБУТНЬОМУ
Про долю поданої заявки на формування цифрової трудової книжки можна дізнатися зі статусу в особистому кабінеті на порталі ПФУ. Якщо у відповідному віконечку буде вказано «Виконано», це означає, що усі документи опрацьовано і дані про стаж оновлено.
Якщо ж надійшла відповідь «Скасовано виконання», це означає, що документи повертаються без розгляду, й у такому випадку потрібно перевірити повідомлення від ПФУ, в яких має бути вказана причина такого повернення. Найчастіше це трапляється через технічні помилки у сканованих копіях документів. Після їх виправлення скани можна надіслати повторно.
Після успішного внесення усіх даних до Реєстру застрахованих осіб із досягненням пенсійного віку виплати призначать автоматично.
Підготувала Юлія Абакумова
